Sediu social înregistrat în scopuri de TVA: opțiuni pentru firme

Orice firmă nou înființată, fie ea SRL, SA, PFA sau altă formă de organizare, are nevoie de un sediu social, iar pentru înregistrarea în scopuri de TVA contează ce tip de sediu alege.

Acesta poate fi un spațiu:

1. în proprietate personală,
2. un spațiu închiriat, sau
3. un birou de avocat.

Dacă primele două situații sunt clare și utilizate pe scară largă, a treia este destul de puțin cunoscută.

Și totuși, Legea 51/1995 pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat oferă și această posibilitate. 

Găzduirea sediului social se realizează pe baza unui contract între firmă și cabinetul de avocatură, în care se specifică stabilirea sediului social și perioada în care firma va fi găzduită.

Prevederea se adresează firmelor de tip SRL sau SA, dar exclude persoanele fizice autorizate (PFA). Deși firma nu va desfășura activități economice în cabinetul de avocat, ea va primi aici documente de la ANAF, clienți sau orice alt tip de corespondență.

Fiecare dintre variantele de sediu social prezintă anumite particularități. 

Sediul într-o locuință

Acordul asociației de proprietari și al vecinilor direct afectați (art. 40 din Legea nr. 196/2018) este necesar doar dacă firma desfășoară activitate la sediu; nu este necesar atunci când administratorul declară pe propria răspundere că la sediul social nu se desfășoară activitate (art. 17 alin. (6) din Legea nr. 31/1990).

Acordul are o formă standardizată, de tip formular, în varianta editată de Registrul Comerțului. Procesul de obținere a acordului asociației și vecinilor poate fi unul anevoios și de durată.

Găzduirea într-un spațiu închiriat

Indiferent că este un spațiu comercial sau un birou închiriat într-un imobil, aceasta varianta de inregistrare a unui sediu elimină necesitatea acordului dat de asociația de proprietari și vecini, însă va trebui ca noua firmă să dovedească prin documente că este vorba într-adevăr de un spațiu comercial sau de un imobil de birouri.

Dovada dreptului de utilizare a spațiului locativ cu destinația de sediu social trebuie prezentată sub forma unui contract de comodat sau închiriere, împreună cu actele care dovedesc proprietatea asupra imobilului:

• contract de vânzare-cumpărare,
• certificat de moștenitor etc.

În primele două situații, există posibilitatea ca în același spațiu să funcționeze sediul social al mai multe firme.

Dacă așa stau lucrurile, es​te necesar ca administratorii noii firme să depună o declarație notarială de nesuprapunere, dacă spațiul nu permite împărțirea pe elemente structurale distincte (camere, birouri).

Găzduirea sediului într-un birou de avocat

În cazul în care decizeți să înregistrați un sediu de birouri la un birou de avocatură, trebuie să știți că soluția implică următoarele mențiuni:

1. este doar temporară (durata maximă de un an),
2. firma nu poate fi plătitoare de TVA și
3. nici nu i se permite să declare activitate la sediu.

Avantajul major al acestei variante este reducerea duratei de înființare.

Un alt atu ar fi prețul, care este de regulă mult mai mic decât la închirierea unui sediu.

Cei ce optează pentru găzduirea sediului la un cabinet avocațial vor depune la Registrul Comerțului contractul de asistență juridică și decizia emisă de Baroul din care face parte avocatul respectiv.