Orice firmă nou înfiinţată, fie ea SRL, SA, PFA sau altă formă de organizare, are nevoie de un sediu social.
Acesta poate fi un spaţiu:
- în proprietate personală,
- un spaţiu închiriat, sau
- un birou de avocat.
Dacă primele două situaţii sunt clare şi utilizate pe scară largă, a treia este destul de puţin cunoscută.
Şi totuşi, Legea 51/1995 pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat oferă şi această posibilitate.
Găzduirea sediului social se realizează pe baza unui contract între firmă şi cabinetul de avocatură, în care se specifică stabilirea sediului social şi perioada în care firma va fi găzduită.
Prevederea se adresează firmelor de tip SRL sau SA, dar exclude persoanele fizice autorizate (PFA). Deşi firma nu va desfăşura activităţi economice în cabinetul de avocat, ea va primi aici documente de la ANAF, clienţi sau orice alt tip de corespondenţă.
Fiecare dintre variantele de sediu social prezintă anumite particularităţi.
Cuprins
Sediul într-o locuință
Acesta presupune un accept din partea asociației de proprietari și a vecinilor direct afectați.
Acordul are o formă standardizată, de tip formular, în varianta editată de Registrul Comerțului. Procesul de obţinere a acordului asociaţiei şi vecinilor poate fi unul anevoios şi de durată.
Găzduirea într-un spaţiu închiriat
Indiferent că este un spațiu comercial sau un birou închiriat într-un imobil, aceasta varianta de inregistrare a unui sediu elimină necesitatea acordului dat de asociația de proprietari şi vecini, însă va trebui ca noua firmă să dovedească prin documente că este vorba într-adevăr de un spațiu comercial sau de un imobil de birouri.
Dovada dreptului de utilizare a spaţiului locativ cu destinaţia de sediu social trebuie prezentată sub forma unui contract de comodat sau închiriere, împreună cu actele care dovedesc proprietatea asupra imobilului:
- contract de vânzare-cumpărare,
- certificat de moștenitor etc.
În primele două situaţii, există posibilitatea ca în același spațiu să funcţioneze sediul social al mai multe firme.
Dacă aşa stau lucrurile, este necesar ca administratorii noii firme să depună o declarație notarială de nesuprapunere, dacă spațiul nu permite împărțirea pe elemente structurale distincte (camere, birouri).
Găzduirea sediului într-un birou de avocat
În cazul în care decizeți să înregistrați un sediu de birouri la un birou de avocatură, trebuie să știți că soluţia implică următoarele mențiuni:
- este doar temporară (durata maximă de un an),
- firma nu poate fi plătitoare de TVA şi
- nici nu i se permite să declare activitate la sediu.
Avantajul major al acestei variante este reducerea duratei de înfiinţare.
Un alt atu ar fi preţul, care este de regulă mult mai mic decât la închirierea unui sediu.
Cei ce optează pentru găzduirea sediului la un cabinet avocaţial vor depune la Registrul Comerțului contractul de asistență juridică și decizia emisă de Baroul din care face parte avocatul respectiv.